УТВЪРЖДАВАМ:/П/

Със заповед №РД-10-55/28.04.2017г.

ДИРЕКТОР НА НАЦИОНАЛНИЯ

ЛИТЕРАТУРЕН МУЗЕЙ

Пламен Георгиев-Крайски

                                                                       

ПРАВИЛНИК

 ЗА ОБРАБОТКА, КОМПЛЕКТУВАНЕ И ПОЛЗВАНЕ НА НАУЧНИЯ АРХИВ НА НАЦИОНАЛЕН ЛИТЕРАТУРЕН МУЗЕЙ

I.                  ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. (1) С този Правилник се определят редът и организацията на комплектуването на архивни документи в Научния архив (НА) на Национален литературен музей (НЛМ) и ползването им от физически и юридически лица.

(2) С Правилника се регламентират:

1.                  Обработката, комплектуването и съхранението на НА;

2.                  Правата и задълженията при ползването на архивни документи от потребителите на архивна информация (наричани за кратко потребители);

3.                  Задълженията на длъжностното лице по обслужването на архивна информация.

Чл. 2. Всяка дейност по опазване и предоставяне на културни ценности се документира като създадените документи формират НА към НЛМ.

Чл. 3. Достъп до НА имат само длъжностните лица, отговарящи за съхраняването и използването на документите от архива, и в тяхно присъствие – лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхраняването на документите.

Чл. 4. НА изпълнява следните функции:

1.                  приемане на документи;

2.                  регистрация и съхраняване на приетите документи;

3.                  създаване на справочен апарат;

4.                  предоставяне на документите за ползване.

Чл. 5. Комисия, назначена от Директора на НЛМ извършва на всеки пет години инвентаризация на наличието и състоянието на документите в НА, съгласно чл. 29. (1) от Наредба № Н—6 за формиране и управление на музейните фондове.

Чл. 6. Методическото ръководство и контрол по работата с документите на НА на НЛМ се осъществява от Държавна агенция „Архиви“, респективно Централен държавен архив.

   Чл. 7. Когато дейността по опазването на обекти на културното наследство се извършва от експерти - външни лица, те са длъжни да предоставят безвъзмездно екземпляр от изготвените в процеса на работа документи в НА на НЛМ.

Чл. 8.Документите от НА се ползват от служителите на НЛМ в съответствие с разпоредбите на настоящите Правила. Външни потребители използват документите след писмено разрешение на Директора на НЛМ съгласно Закона за достъп до обществена информация.

(1)При прекратяване на служебни или трудови правоотношения, служителите са задължени да предадат всички намиращи се при тях документи на прекия ръководител с протокол, по реда на чл. 76 от ЗНАФ. Не се разрешава изнасяне на документи от НА от служител, който напуска НЛМ.

(2)При смяна на директора на НЛМ и на ръководителите на структурните звена наличните документи се предават и приемат с опис и протокол, съгласно чл. 77 от ЗНАФ, на служителят, отговарящ за НА.

Чл. 9. При прекратяване на трудовите правоотношения на служителите в НЛМ са длъжни да предадат с протокол всички документи, създадени в процеса на трудовото правоотношение в НА. Приемащият документите в НА заверява обходния им лист.

ІІ. КОМПЛЕКТУВАНЕ, СТРУКТУРА, ОТЧЕТНОСТ И

ОБРАБОТВАНЕ НА НАУЧНИЯ АРХИВ

Чл. 10. Основен източник за комплектуването на НА са документите, създадени на хартиен и дигитален носител като резултат от научно-изследователската, издателската, експозиционната, фондовата, културно-информационната, рекламната и консервационно-реставрационната дейност на служителите на НЛМ.

Чл. 11. (1) НА на НЛМ съдържа:

1.      Документи, свързани с издирването, идентифицирането, изследването, съхраняването, консервацията, реставрацията, движението и представянето на движимите културни ценности;

2.      Отчетни документи за движимите културни ценности, съхранявани в музея постоянно или временно; досиета на постъпилите в музея искания за идентификация, инвентарни книги и други, актове за приемане-предаване;

3.      Научни и справочни документи: научни паспорти и картотеки на съхраняваните документи;

4.      Монографии, лекции, статии, научни доклади, тематични и обзорни беседи;

5.      Снимки и материали, чиито изображения се съхраняват на дигитални носители, свързани с дейността на музея;

6.      Отчети, планове и доклади.

Чл. 12. (1) Форми за регистриране и отчитане на приетите дела в НА са приемателно-предавателните протоколи и регистърът на постъпленията.

(2) Регистърът се води от завеждащия НА.

Чл. 13. Комплектуването и свързаната с него експертиза на НА се извършва от длъжностно лице, назначено с писмена заповед от Директора, отговарящо за приемането, съхраняването, поддържането и предоставянето за използване на документите от архива. Възникналите спорни моменти, свързани с експертизата се разрешават от Фондовата комисия към музея.

Чл. 14. (1)Документите се предават в НА на музея до края на първото тримесечие на следващата календарна година по списък с приемателно-предавателен протокол (Приложение № 1).

(2) Списъците на документите се изготвят от звеното, което ги предава в научния архив и се приемат от завеждащия НА. При приемането на документите се проверяват: комплексност, наличието на необходимите подписи и дати на оригиналите или копия на оригинала и на придружаващите ги документи, брой на листовете. Ако отговарят на изискванията уредникът, обслужващ НА издава Разписка (Приложение № 2).

(3) при липса на опис, непълни или неправилно оформени документи, същите се връщат на предаващия за дообработка.

(4) След приемането на документи в научния архив, документите със срок “П” и знак “ЕК” се вписват в регистъра на постъпленията.

Чл. 15. (1) Регистрирането в НА се извършва в Книга за Научния архив (Приложение № 3 ).

В Книгата за НА се вписват последователно документите по реда на тяхното постъпване. Номерацията в Книгата за научния архив е от едно до безкрайност.

Чл. 16. (1) Организирането на НА става чрез систематизиране на документите в раздели и подраздели, които са исторически и/или логически свързани помежду си.

(2) Последователността на систематизацията следва раздела от Номенклатура на делата на НЛМ, касаещ документите на НА.

           Чл. 17. Документите в НА се систематизират тематично по отдели както следва:

№ 01- Администрация (само документи, касаещи НА – тематико-експозиционни планове, отчети от инвентаризации и др.)

№ 02 - Отдел “Фондове и литературно наследство”

№ 03 - Отдел “Експозиции”

№ 0301 – Къща музей „Пейо К. Яворов”

№ 0302 – Къща музей „Иван Вазов“

№ 0303 – Къща музей „Никола Вапцаров“

№ 0304 – Къща музей „Петко и Пенчо Славейкови”

№ 0305 – Къща музей „Христо Смирненски”

№ 0306 – Къща музей „Емилиян Станев”

№ 0307 – Къща музей „Елин Пелин”

№ 0308 – Къща музей „Димитър Димов“

№ 0309 – Литературен кабинет „Владимир Башев“

№ 0310 – Литературен кабинет „Стилиян Чилингиров“

№ 0311 – Литературен кабинет „Иван Богданов“

Чл. 18. (1) Всеки инвентарен номер се вписва в Инвентарен опис (Приложение № 4) от уредника, обслужващ НА, който включва:

А) Номер по ред;

Б) Заглавие на инвентарния номер (вид и съдържание на документите);

В) Начална и крайна дата на документите;

Г) Брой на листовете, кадрите, файловете и др.;

Д) Забележка.

Един инвентарен номер може да бъде от 1 до 250 листа/кадри.

При необходимост се съставя следващ том на инвентарния номер. Един инвентарен номер може да съдържа и само един документ.

Чл. 19. (1) Всички инвентарни номера, съхранявани в НА, подлежат на регистриране.

(2) Регистрирането на различните видове инвентарни номера се извършва в отделни книги, следвайки Класификационната схема на Номенклатурата на НЛМ и Разделът от Номенклатурата, касаещ НА.

(3) Всяка книга получава пореден номер от 1 до безкрайност.

Чл. 20. За осигуряване на всестранното използване на документите в НА за справочни и научно-изследователски цели се създава научно - справочен апарат.

ІІІ. ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИТЕ ДОКУМЕНТИ

Чл. 21. За правилното функциониране на НА се осигурява подходящо помещение за архивохранилище, оборудвано с необходимите рафтове, което да осигурява физическото запазване на документите, защитата им от посегателства, подреждането им по начин подходящ за бърз достъп и възможност за използване.

Чл. 22. Документите от НА и справочния апарат към него са публични.

Чл. 23. (1) Физическите и юридическите лица, потребители на архивни документи, подават писмено Заявление (Приложение № 5) на определено за целта място в архива.

(2)Заявлението може да се подаде и по кореспондентски път (поща, факс, електронна поща).

(3) За всяка тема се подава отделно Заявление в рамките на една календарна година.

Чл. 24. При подаване на заявлението заявителят се уведомява за дължимите от него суми и такси, които се заплащат в счетоводството на НЛМ, по банков път или при първото посещение в архива, съгласно Тарифа за таксите на Национален литературен музей.

Чл. 25. Потребителят е длъжен да се запознае с настоящия Правилник, което декларира с подпис върху заявлението.

Чл. 26. Заявените и предоставени на потребителите архивни документи се вписват в Регистър на ползваните документи от НА на Национален литературен музей (Приложение № 6 ).

Чл. 27. (1) Изнасянето на оригинални документи извън НА се извършва след писмено разрешение от Директора на музея.

Оригинали на документи могат да се изнасят в следните случаи:

за създаване на копия;

за представяне във временни музейни експозиции;

за нуждите на държавни или съдебни органи.

Изнасянето и ползването на документи от НА вън от читалнята става с Предавателно-приемателен протокол (Приложение № 7), както и с Предавателно-приемателен протокол за външни лица (Приложение № 8), одобрен от Директора на НЛМ.

Чл. 28. Достъпът до архивни документи може да бъде временно или частично ограничен, когато:

са на специален режим на съхранение;

се реставрират или дигитализират;

са необработени;

се преместват в друго архивохранилище или се паспортизират;

са предоставени на друг потребител или са служебно заети;

са включени в изложби;

при установено предишно нарушение на заявителя.

Чл. 29. Потребителите имат право:

на информация за организацията на работата в читалнята, за видовете услуги, както и за реда и условията за предоставянето им;

на информация за причините за отказ или отсрочка за предоставяне на документи, изготвянето на копия, а също и за сроковете на ограниченията;

на консултация от експерти по състава и съдържанието на документите във връзка със заявената тема.

Чл. 30. Потребителите са длъжни:

да спазват Правилника комплектуването и реда за ползване на документите от НА на НЛМ;

да се легитимират с документ за самоличност при посещение в читалнята;

да получават заявените от тях документи от служителя в читалнята срещу подпис;

да връщат на уредника в читалнята използваните документи и научно-справочен апарат;

да не изнасят архивни документи и научно-справочен апарат извън читалнята без разрешението на уредника, обслужващ архива и попълване на съответната документация;

да не правят бележки и корекции върху документите и научно- справочния апарат;

да уведомяват служителя в читалнята при установени липси или повреди на архивните документи при тяхното получаване;

да уведомяват служителя в читалнята при установени неточности в научно-справочния апарат;

да пазят от повреда архивните документи и техните копия, както и научно-справочния апарат;

да не променят вътрешния ред на архивните единици и да ги предават във вида, в който са получени.

Чл. 31. Потребителите носят лична отговорност за начина на ползване на информацията от архивните документи и спазването на авторското право.

Чл. 32. Заявката за ползване на архивни документи от читалнята на архивохранилището, се изпълнява в срок до пет работни дни.

Чл. 33. Длъжностното лице, отговарящо за архива предоставя на потребителите при първото им посещение всички нормативни документи, регламентиращи реда и организацията на използване на архивни документи в НА на НЛМ.

Чл. 34. Длъжностното лице проверява състава и състоянието на документите преди и след тяхното ползване.

Чл. 35. При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в архивохранилищата се съставя протокол от комисия, назначена от Директора на музея и се предприемат необходимите административни мерки.

Чл. 36. Длъжностното лице, отговарящо за функционирането на архива не носи отговорност за начина на интерпретиране и използване от потребителите на информацията, съдържаща се в архивните документи.

ІV. ИЗПОЛЗВАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ

ЧРЕЗ ПРЕДОСТАВЯНЕ НА СПРАВКИ

Чл. 37. По искане на физически и юридически лица НА извършва и предоставя услуги, съгласно Тарифа за таксите на Национален литературен музей.

Чл. 38. Заявлението за изготвяне и предоставяне на писмени справки по документи се адресира до Директора на НЛМ в писмена форма (Приложение № 9).

Заявлението се подава на определеното за целта място в архива, както и по кореспондентски път (поща, факс, електронна поща).

Заявителят предоставя по своя преценка и допълнителни данни, факти и обстоятелства, които улесняват издирването на архивни документи или са от значение за пълнотата на исканата справка.

При подаване на заявлението НЛМ уведомява заявителя за стойността и срока на извършване на справката, който е до 14 календарни дни, а при по-обширно проучване до 30 календарни дни.

При постъпване на заявление по кореспондентски път с посочен пощенски или електронен адрес, длъжностното лице уведомява заявителя за регистрацията на заявлението, условията и стойността на справката или дава мотивиран отказ за нейното извършване.

Справката се предоставя на заявителя след заплащане на дължимите суми, съгласно Тарифа за таксите на Национален литературен музей.

Чл. 39. (1) В случай на неточно или общо формулирано искане на справка, заявителят се уведомява за необходимост от уточняване на информацията.

(2) Ако заявителят не уточни предмета на исканата информация в срок до 30 календарни дни от датата на уведомяването му, искането се оставя без последствие.

(3) Ако изготвянето на справката е свързано с необосновани разходи на ресурси, НЛМ може да откаже нейното изпълнение, за което писмено уведомява заявителя.

V. КОПИРАНЕ НА АРХИВНИ ДОКУМЕНТИ

Чл. 40. Всяко физическо или юридическо лице има право да получи копия на архивни документи на хартиен и/или дигитален носител.

Чл. 41. Копирането се извършва от завеждащия НА на НЛМ.

Чл. 42. Копия на архивни документи се изработват при липса на ограничение в достъпа до тях и когато документите са в добро физическо състояние.

Чл. 43. Поръчки се изпълняват след попълване на Заявление (Приложение № 9) на място в архива или по кореспондентски път (поща, факс, електронна поща).

Поръчките по кореспондентски път задължително съдържат:

имената, адрес за кореспонденция, телефон или електронен адрес за заявителя (ако разполага с такъв);

целта на копирането;

вида на копието и необходимите технически параметри;

пълните искови данни на документа/документите, включително гръб на лист (ако има текст);

желание за заверка;

предпочитан начин за заплащане и за получаване на копията.

Чл. 44. (1) Копията се изготвят и получават след тяхното заплащане.

(2) Заплащането се извършва от заявителя в счетоводството на НЛМ или по банков път.

Чл. 45. Копията се предоставят:

на място в архива, лично на заявителя или на упълномощено от него лице;

по пощата, като в цената се включва и пощенските или куриерски разходи за изпращането на копията.

Чл. 46. (1) Придобитите копия се използват от потребителите само за декларираната от тях цел.

(2) Предоставянето за използване на копия по ал. 1 на трети лица за публично разпространение се извършва след разрешение от Директора на НЛМ.

VІ. АДМИНИСТРАТИВНО-НАКАЗАТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Чл. 47. За действия при използване на документите в противоречие със ЗКН, Закона за НАФ, Наредба № Н-3 "За създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив на Националния институт за недвижимото културно наследство и научния архив на музеите" и "Правилника за комплектуване и използване на научния архив на НЛМ", потребителите носят персонална отговорност.

Чл. 48. Потребителите, които умишлено повредят или присвоят архивни документи, носят наказателна отговорност, съгласно действащите нормативни разпоредби.

VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

Чл. 49. Научният архив се съхранява безсрочно в НЛМ и не подлежи на предаване в Националния архивен фонд по чл. 191 (2) от Закона за културното наследство и чл. 28 от Наредба № Н-3 "За създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив на Националния институт за недвижимото културно наследство и научния архив на музеите".

Чл. 50. Правилникът за комплектуване на Научния архив е съобразен със Закона за културното наследство, Закона за Националния архивен фонд, Закона за авторското право и сродните му права, Закона за задължително депозиране на екземпляри от печатни и други произведения, Наредба № Н-3 "За създаването, съдържанието, поддържането, съхраняването и използването на Националния документален архив на Националния институт за недвижимото културно наследство и научния архив на музеите", Наредба № Н-6 "За формиране и управление на музейните фондове, Наредба на Държавна агенция “Архиви” за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (НРООЕСИДУАДОИ) и "Тарифа за таксите на Национален литературен музей“.

Чл. 51. Правилникът за Научен архив на Националния литературен музей се утвърждава от Директора на музея и е задължителен за всички потребители.

Чл. 52. Неразделна част от този правилник са:

Приложение № 1:Приемателно-предавателен протокол на приетите документи в Научнияия архив

Приложение № 2:Разписка за предадените документи в Научния архив

Приложение№3:Книга за Научен архив на Национален литературен музей. Приложение № 4: Инвентарен опис.

Приложение № 5: Заявление за ползване на документи от Научния архив.

Приложение № 6: Регистър на ползваните документи от Научен архив на Национален литературен музей.

Приложение №7: Предавателно-приемателен протокол за временно ползване на документи от Научния архив на НЛМ.

Приложение №8: Предавателно-приемателен протокол за временно ползване на документи от Научния архив на НЛМ от външни лица.

Приложение № 9: Заявление за извършване на справка/копиране.

Чл. 53. Настоящият Правилник за комплектуване и ползване на Научния архив на НЛМ влиза в сила от  ...... 2017 г.

Приложение № 1

Приемателно-предавателен протокол № ……на приетите документи в Научния архив

от  ..............……………………………………………………………..

/структурно звено/

№ по ред

Индекспо номенкла-турата

Наименование на делото

Брой папки

Година

Срок за съхранение

Забележка

1

2

3

4

5

6

7

             
             
             
             
             

ВСИЧКО:……………/…………………………..брой папки.

                  /цифром/               /словом/

Дата:……………                                                                   Предал:…………………….

                                                                                                            /име и длъжност/

Дата:……………                                                                   Приел:…………………….

                                                                                                            /име на архивиста/

Приложение № 2

НАЦИОНАЛЕН ЛИТЕРАТУРЕН МУЗЕЙ

Р А З П И С К А

Днес,............................долуподписаният, завеждащ Научен архив при НЛМ

...............................................................................................

(име, фамилия, длъжност)

получих от..........................................................................  

(име, фамилия, длъжност)

следните документи:

1.

2.

3.

4.

ПРИЕЛ:.................................                         ПРЕДАЛ:.......................................   

Приложение № 3

КНИГА ЗА НАУЧЕН АРХИВ

по

ред

Сигнатура

Наименование

Описание

Брой

Дата на завеждане

Предал

материалите

Забележка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 
                 

Приложение № 4

ИНВЕНТАРЕН ОПИС

по

ред

Заглавие на инвентарния номер

Начална и крайна дата на

документите

Брой на листовете

Забележка

1

2

3

4

5

         
         
         
         
         
         
         
         
         

Приложение № 5

ДО

ДИРЕКТОРА НА

НАЦИОНАЛЕН ЛИТЕРАТУРЕН МУЗЕЙ

ЗАЯВЛЕНИЕ №

ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ ОТ НАУЧЕН АРХИВ

НА НАЦИОНАЛЕН ЛИТЕРАТУРЕН МУЗЕЙ

ЗАЯВИТЕЛ.......................................................................

(име, презиме, фамилия)        

Наименование на институцията.........................................................

Адрес за кореспонденция..............................................................

Тел./ факс, е-mail....................................................................................

           

Цел на използването.............................................................................

Тема на използването (с хронологични граници) ..................................................................................................................................................

Удостоверявам, че познавам и се задължавам да спазвам Наредба № Н-3 "За създаването, съдържанието и използването на Националния документален архив на Националния институт за недвижимото културно наследство и научния архив на музеите" и "Правилника за комплектуване и използване на научния архив на Национален литературен музей".

Дата:                                                                                       Подпис:

Мотивиран отказ:.....................................................................

Директор

Приложение № 6

Р Е Г И С Т Ъ Р

НА ПОЛЗВАНИТЕ ДОКУМЕНТИ ОТ НАУЧЕН АРХИВ НА НЛМ

ИМЕ

(на ползвателя)

ДЛЪЖНОСТ

(на лицето)

АРХИВЕН

ДОКУМЕНТ

(наименование)

ДАТА

(на ползване)

1

2

3

4

       
       
       
       
       
       

 

 

 

Приложение № 7

НАЦИОНАЛЕН ЛИТЕРАТУРЕН МУЗЕЙ

ОДОБРЯВАМ,

ДИРЕКТОР ................................

ПРЕДАВАТЕЛНО-ПРИЕМАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ

№ ................/..............20..... г.

за временно ползване на документи от Научния архив на НЛМ

На ........ 20.. г. подписаният ..............................................................        

(име, презиме, фамилия, длъжност)

Получих долупосочените документи от Научния архив на НЛМ предадени от

.....................................................................................

(име, презиме, фамилия, длъжност)

Предадените и приети документи са за временно ползване за срок от ..........................

до ..........................., както следва:

№ по ред

Архивен № по Книгата за постъпления в Научния архив

Наименование на документа и описание

Брой (с думи)

1

2

3

4

       
       
       

ПРИЕЛ: ..................................                                   ПРЕДАЛ: .........................................

Документите са върнати на предаващия.

ПРИЕЛ:................................                                      ПРЕДАЛ:..........................................

Приложение № 8

ОДОБРЯВАМ,

ДИРЕКТОР ................................

ПРЕДАВАТЕЛНО-ПРИЕМАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ

№ ................/..............20..... г.

за временно ползване на документи от Научния архив на НЛМ от външни лица

На ........ 20.. г. подписаният ..............................................................        

(име, презиме, фамилия, длъжност)

Получих долупосочените документи от Научния архив на НЛМ предадени от

.....................................................................................

(име, презиме, фамилия, длъжност)

Предадените и приети документи са за временно ползване за срок от ..........................

до ..........................., както следва:

№ по ред

Архивен № по Книгата за постъпления в Научния архив

Наименование на документа и описание

Брой (с думи)

1

2

3

4

       
       
       

ПРИЕЛ: ..................................                                   ПРЕДАЛ: .........................................

Документите са върнати на предаващия.

ПРИЕЛ:................................                                      ПРЕДАЛ:..........................................

Приложение № 9

НАЦИОНАЛЕН ЛИТЕРАТУРЕН МУЗЕЙ

ЗАЯВЛЕНИЕ №............/...........20..... г.

ЗА ИЗВЪРШВАНЕ НА СПРАВКА/КОПИРАНЕ

Господин Директор,

Желая да ми бъде предоставена справка/копиране на документи по заявената тема.

ЗАЯВИТЕЛ:.................................................................

име, презиме, фамилия           

Наименование на институцията.................................................

Адрес за кореспонденция    ........................................................

Тел./ факс, е-mail....................................................................................

Тема на издирването...............................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

(Моля, формулирайте Вашето искане! По Ваша преценка посочете информация, която би улеснила издирването и изготвянето на справката.)

(Бележка: Издирването и предоставянето на справки/копия на документи се извършва срещу заплащане, съгласно Тарифа затаксите на НЛМ.Това важи и при отрицателен резултата от извършеното издирване.)

                                                                                                Подпис:................................

Мотивиран отказ:...................................................................................................           

 

Директор:.............................